AIDS 2008 April Update
As the conference draws near and many deadlines have already passed, we offer a friendly reminder to those wishing to attend AIDS 2008 - or submit an exhibition or affiliated events application - to keep an eye on upcoming deadlines.
The most up-to-date information can be found on the conference website, www.aids2008.org.
In this issue:
1. Key Dates and Deadlines
2. Programme Update
3. Transportation to and from Centro Banamex
4. Discounted Airfare with Star Alliance
5. Visa Information
a. Important Visa Application Details
6. Press Conference Bookings
7. Youth Website
8. Volunteers
1. KEY DATES AND DEADLINES
7 May 2008
- Registration late surcharge ends (last minute surcharge begins 8 May)
- Deadline for registration cancellation (with 50% refund)
15 May 2008
- Affiliated Events applications close
20 May 2008
- Late Breaker Abstract submissions open
31 May 2008
- Exhibitions applications close
16 June 2008
- Late Breaker Abstract submissions close
20 June 2008
- Guaranteed room availability for delegates ends
- Late accommodation booking surcharge begins
- Free changes of accommodation bookings end
- Cancellation of accommodation bookings to a fee of USD 60 ends (after this date no refunds of accommodation deposits will be given)
- Free cancellation of tour bookings ends
- Deadline for Letter of Invitation requests
2. PROGRAMME UPDATE
The reviewing for all abstracts, submissions and proposals have been completed by a dedicated pool of over 1300 volunteer reviewers. The conference organizers would like to thank all those that participated in the reviewing process for their contribution to the success of the conference.
The selection meetings for skills building, programme activities and abstracts will take place in mid-April. Notifications are expected to be sent by the end of April.
3. TRANSPORTATION TO AND FROM CENTRO BANAMEX
Shuttle busses to and from Centro Banamex will be available free of charge from designated pick-up points close to official conference hotels or from designated underground stations. Detailed information is available on the Hotel Accommodation page of the conference website, www.aids2008.org.
4. DISCOUNTED AIRFARE WITH STAR ALLIANCE
The Star Alliance member airlines are pleased to be appointed as the Official Airline Network for the XVII International AIDS Conference.
Delegates can get up to 20% discount with the Star Alliance network: simply call the reservation office of any participating Star Alliance member airline and quote the event code LH12S08. Registered participants plus one accompanying person travelling to the event are automatically granted a discount of up to 20%, depending on the class of travel.
Participating airlines for this event are: ANA, Air Canada, Asiana Airlines, Austrian Airlines, LOT Polish Airlines, Lufthansa, SWISS International Air Lines, Scandinavian Airlines, South African Airways, Spanair, TAP Portugal, THAI, United, bmi.
Booking office information can be found at:www.staralliance.com/conventionsplus
Discounts are offered on published business and economy class fares, excluding website/internet fares, senior and youth fares, group fares and Round the World fares.
Please note: For travel from Japan and New Zealand, special fares or discounts are offered by the participating airlines on their own network.
5. VISA INFORMATION - APPLY NOW FOR YOUR MEXICAN VISA!
Information regarding the special immigration process which Mexican authorities have developed for AIDS 2008 delegates is now available online at www.aids2008.org/visas.
If you do not have a Mexican consulate or embassy that can issue a visa in your country you will need to apply, in person, at a consulate or embassy in another country. The complete list of Mexican embassies and consulates that can process visa applications is available on www.aids2008.org/visas .
Please remember to check the requirements of the countries where you are transiting through on your journey to Mexico.
Any other visa or immigration-related queries may be sent to visa@aids2008.org. Conference organizers strongly encourage delegates who will require a visa to enter Mexico to apply early.
a. Important Visa Application Details
For Delegates:
All delegates are requested to enter their passport details into the conference profile by 20 June (this date has been set to correspond with requests for a Letter of Invitation) and the data is shared with the Mexican authorities automatically. Delegates are urged to apply for their visa as soon as possible after 7 April, when the consulates/embassies will be fully informed of the procedure.
For Media Representatives:
Please keep an eye on our website for further information, which will be available shortly.
6. PRESS CONFERENCE BOOKINGS
Applications to reserve the use of a press conference room within the AIDS 2008 on-site Media Centre are now open and can be made online at www.aids2008.org/mediacenter
7. YOUTH WEBSITE
The youth programme has created a website where young delegates can find tools and information that will help them participate in the International AIDS Conference. The website was created with the support of the Mexico Youth Force. Visit http://youthaids2008.org to find out more.
8. VOLUNTEERS
The International AIDS Society is looking for 1,300 to 2,000 local volunteers from Mexico City and the surrounding region to help onsite at the XVII International AIDS Conference in Mexico City in August 2008. Onsite volunteers at the conference will receive free access the conference sessions (a timetable will allow each volunteer to have time to attend a few sessions) and one free meal per day. The IAS is not able to offer any financial assistance for volunteers who are not based in Mexico City.
To participate, visit http://www.aids2008.org/volunteers
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Click here for more information about the conference: http://www.aids2008.org
Actualización de AIDS 2008
Puesto que la conferencia ya está próxima y muchos de los plazos ya han finalizado, instamos a todos aquellos que deseen asistir a AIDS 2008 - o que deseen solicitar alguna exposición o actividad asociada - a que echen un vistazo a los próximos plazos previstos.
La información más actualizada se encuentra disponible en el sitio Web de la conferencia, www.aids2008.org.
En este número:
1. Fechas clave y plazos
2. Actualización del programa
3. Transporte para y desde el Centro Banamex
4. Descuentos en vuelos de Star Alliance
5. Información sobre visados
a. Datos importantes para la solicitud de visados
6. Reservas para conferencias de prensa
7. Sitio Web de la juventud
8. Voluntarios
1. FECHAS CLAVE Y PLAZOS
7 de mayo de 2008
- Finaliza el plazo de aplicación de la tarifa por inscripción tardía (a partir del 8 de mayo se aplica el recargo por inscripción de último minuto)
- Fecha límite para cancelar la inscripción (devolución de un 50%)
15 de mayo de 2008
- Termina el plazo para la inscripción en las actividades asociadas
20 de mayo de 2008
- Se abre el plazo para el envío de resúmenes de última hora
31 de mayo de 2008
- Se cierra el plazo para la solicitud de exposiciones
16 de junio de 2008
- Se cierra el plazo para el envío de resúmenes de última hora
20 de junio de 2008
- Finaliza el plazo de disponibilidad garantizada de alojamiento para los delegados
- Empieza el periodo de recargo por reserva tardía de alojamiento
- Finaliza el plazo de modificación de reserva de alojamiento gratuita
- Finaliza el plazo para la cancelación de reservas de alojamiento con un cargo de 60 USD (después de esta fecha, no se reembolsarán los depósitos realizados)
- Finaliza el plazo para la cancelación de reservas de tour gratuitas
- Finaliza el plazo para la solicitud de cartas de invitación
2. ACTUALIZACIÓN DE PROGRAMA
Ya ha finalizado la revisión de todos los resúmenes, envíos y propuestas llevada a cabo por un grupo de más de 1300 revisores voluntarios. Los organizadores de la conferencia desearían agradecer a todos aquellos que han participado en el proceso de revisión, su contribución al éxito de la conferencia.
Las reuniones para la selección de talleres para el desarrollo de habilidades, actividades del programa y resúmenes tendrán lugar a mediados de abril. Se tiene previsto enviar las notificaciones a finales de abril.
3. TRANSPORTE PARA Y DESDE EL CENTRO BANAMEX
Un servicio de autobuses para y desde el Centro Banamex estará a disposición gratuitamente desde puntos establecidos cercanos a los hoteles oficiales de la conferencia o desde determinadas estaciones de metro. Información detallada se encuentra en la página alojamiento de la página web de la conferencia.
4. DESCUENTOS EN VUELOS DE STAR ALLIANCE
Las líneas aéreas miembros de Star Alliance han sido seleccionadas como la red oficial de líneas aéreas para la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA.
Los delegados podrán obtener hasta un 20% de descuento en toda la red de Star Alliance. Sólo tiene que llamar a la oficina de reservas de cualquier línea aérea miembro de Star Alliance e indicar el código de referencia del evento, LH12S08. Los participantes ya inscritos al evento más un acompañante recibirán automáticamente un descuento de hasta un 20%, dependiendo de la clase de viaje.
Las líneas aéreas que participan en esta promoción son: ANA, Air Canada, Asiana Airlines, Austrian Airlines, LOT Polish Airlines, Lufthansa, SWISS International Air Lines, Scandinavian Airlines, South African Airways, Spanair, TAP Portugal, THAI, United y bmi.
Podrá encontrar información sobre las oficinas de reserva en: www.staralliance.com/conventionsplus
Estos descuentos sólo serán aplicables a las tarifas de las clases business y económica, y quedan excluidas las tarifas Web/Internet, para jóvenes y jubilados, de grupo, y de vuelta al mundo.
Nota: para aquellos que viajen desde Japón o Nueva Zelanda, las líneas aéreas participantes ofrecen tarifas especiales en su propia red.
5. INFORMACIÓN SOBRE VISADOS - SOLICITE AHORA SU VISADO MEXICANO
Ya es posible encontrar información sobre el proceso de inmigración especial que las autoridades mexicanas han desarrollado para los delegados de AIDS 2008 en www.aids2008.org/visas.
Si en su país no tiene acceso a ningún consulado o embajada mexicana que pueda emitir un visado, deberá solicitarlo en persona en un consulado o embajada de otro país. La lista completa de embajadas y consulados mexicanos que pueden gestionar solicitudes de visados se encuentra disponible en www.aids2008.org/es/visados .
Recuerde que debe comprobar los requisitos exigidos por los países en los que tenga que hacer tránsito en su viaje hasta México.
Puede hacernos llegar cualquier consulta sobre visados o inmigración a visa@aids2008.org. Los organizadores de la conferencia recomiendan encarecidamente a los delegados que necesiten visado para entrar en México que lo soliciten pronto.
b. Datos importantes para la solicitud de visados
Para los delegados:
Todos los delegados deben introducir los datos de su pasaporte en el perfil para la conferencia antes del 20 de junio (se ha establecido esta fecha para coordinarlo con las solicitudes de cartas de invitación) y dichos datos se compartirán automáticamente con las autoridades mexicanas. Se insta a los delegados a que soliciten sus visados lo antes posible a partir del 7 de abril, fecha en la que todos los consulados/embajadas estarán totalmente informados del procedimiento a seguir.
Para representantes de la prensa:
Visite regularmente nuestro sitio Web para obtener más información; estará disponible en breve.
6. RESERVAS PARA CONFERENCIAS DE PRENSA
Ya se ha abierto el plazo para el envío de solicitudes de reserva de las salas del Centro de Prensa de AIDS 2008 y puede realizarse en línea en http://www.aids2008.org/es/mainpage.aspx?pageId=265
7. SITIO WEB DE LA JUVENTUD
El Programa de la Juventud ha creado un sitio Web en el que los delegados más jóvenes podrán encontrar herramientas e información que le ayudarán a participar en la Conferencia Internacional sobre el SIDA. Este sitio Web se ha creado con la colaboración de la Agrupación Juvenil de México. Visite http://youthaids2008.org/es/ para obtener más información.
8. VOLUNTARIOS
La Sociedad Internacional de SIDA está buscando entre 1.300 y 2.000 voluntarios locales de la ciudad de México y regiones próximas para que colaboren en la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA de México D.F., en agosto de 2008. Los voluntarios in situ de la conferencia podrán acceder gratuitamente a las sesiones de la conferencia (los horarios permitirán a los voluntarios la asistencia a unas cuantas sesiones) y recibirán una comida gratuita al día. La IAS no puede ofrecer ayuda financiera a los voluntarios que no residan en la ciudad de México.
Para participar, visite http://www.aids2008.org/es/voluntarios.
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Haga clic aquí si desea más información sobre la conferencia: http://www.aids2008.org/es
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