AIDS 2008 March Update
As the conference draws near and many deadlines have already passed, we urge those wishing to attend AIDS 2008 - or submit a satellite, exhibition or affiliated event application - to be aware of the limited time left to do so.
The most up-to-date information can be found on the conference website, www.aids2008.org.
In this issue:
1. Key Dates and Deadlines
2. Hosting a Satellite Session
3. Access to Guide to Community Involvement in AIDS2008
4. AIDS 2008 Plenary Speakers Announced
5. New Fact Sheet About AIDS 2008 Now Available
1. KEY DATES AND DEADLINES
Please note that all deadlines from now refer to 24h00 in the country you are submitting from on the given date and that no applications and submissions for any part of the conference will be accepted after this time.
31 March 2008
- Satellites applications close
7 May 2008
- Registration late surcharge ends (last minute surcharge begins 8 May)
- Deadline for registration cancellation (with 50% refund)
15 May 2008
- Affiliated Events applications close
20 May 2008
- Late Breaker Abstract submissions open
31 May 2008
- Exhibitions applications close
16 June 2008- Late Breaker Abstract submissions close
20 June 2008
- Guaranteed room availability for delegates ends
- Late accommodation booking surcharge begins
- Free changes of accommodation bookings end
- Cancellation of accommodation bookings to a fee of USD 60 ends (after this date no refunds of accommodation deposits will be given)
- Free cancellation of tour bookings ends
- Deadline for Letter of Invitation requests
2. HOSTING A SATELLITE SESSION
Satellites applications must be made though the Online Satellites and Exhibition Management (OSEM) tool at www.aids2008.org/satellites. The deadline for applications is 31 March 2008.
Organizations seeking to apply for a waiver of the satellite fee should send an email to satellites@aids2008.org with full details of the intended satellite, including topic, proposed speakers, expected attendance, organizer name and session description. A limited number of free satellite slots are available.
3. GUIDE TO COMMUNITY INVOLVEMENT IN AIDS 2008 AVAILABLE ONLINE
A simplified version of the web-based 'Guide to Community Involvement in AIDS 2008 is now available in Chinese at http://www.icaso.org/aids2008community/chi/index.html
The translation - supported by the Asia Harm Reduction Network (AHRN) - is still in development, but has gone live due to conference deadlines. English, Spanish, and Chinese versions are available at www.aids2008community.org
4. AIDS 2008 PLENARY SPEAKERS ANNOUNCED
Conference organizers have announced the participation of 17 plenary speakers, including leading HIV scientists, community leaders, practitioners and policy experts from across the globe. The plenary sessions, scheduled at the beginning of each morning of the conference, are designed to explore critical scientific and programmatic issues, progress, challenges and next steps in the global response to HIV. A list of confirmed speakers is available on the conference website.
5. NEW FACT SHEET ABOUT AIDS 2008 NOW AVAILABLE
A new, 4-page fact sheet with an overview of the conference and key programme details is now available on the conference website homepage. The fact sheet includes the list of confirmed plenary speakers and information about programme activities that will take place during the conference, including activities within the AIDS 2008 Global Village. The Global Village will be open to delegates and the general public (free of charge). The AIDS 2008 Global Village will be located at Las Americas Hippodrome, and will serve as the main entrance to the conference venue (Centro Banamex).
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Click here for more information about the conference: www.aids2008.org
Actualización de AIDS 2008
Puesto que la conferencia ya está próxima y muchos de los plazos ya han finalizado, instamos a todos aquellos que deseen asistir a AIDS 2008 - o que deseen solicitar alguna actividad satélite, asociada o exposición - a que tengan presente el poco tiempo que queda para poder hacerlo.
La información más actualizada se encuentra disponible en el sitio web de la conferencia, www.aids2008.org.
En este número:
1. Fechas clave y plazos
2. Organización de una sesión satélite
3. Acceso a la Guía para la participación de la comunidad en AIDS2008
4. Ponentes plenarios anunciados de AIDS 2008
5. Nuevo boletín informativo sobre AIDS 2008 ya disponible
1. FECHAS CLAVE Y PLAZOS
Tenga en cuenta que, de ahora en adelante, todos los plazos hacen referencia a las 00:00 horas del país desde el que se envía la solicitud en la fecha dada y que, después de dicha hora, no se admitirá ninguna solicitud o envío para ninguna de las partes de la conferencia.
31 de marzo de 2008
- Termina el plazo para la inscripción en las reuniones satélite
7 de mayo de 2008
- Finaliza el plazo de aplicación de la tarifa por inscripción tardía (a partir del 8 de mayo se aplica el recargo por inscripción de última hora)
- Fecha límite para cancelar la inscripción (devolución de un 50%)
15 de mayo de 2008
- Termina el plazo para la inscripción en las actividades asociadas
20 de mayo de 2008
- Se abre el plazo para el envío de resúmenes de última hora
31 de mayo de 2008
- Se cierra el plazo para la solicitud de exposiciones
16 de junio de 2008
- Se cierra el plazo para el envío de resúmenes de última hora
20 de junio de 2008
- Finaliza el plazo de disponibilidad garantizada de habitación para los delegados
- Empieza el periodo de recargo por reserva de alojamiento tardía
- Finaliza el plazo de modificación de reserva de alojamiento gratuita
- Finaliza el plazo para la cancelación de reservas de alojamiento con un cargo de 60 USD (después de esta fecha, no se reembolsarán los depósitos realizados)
- Finaliza el plazo para la cancelación de reservas de tour gratuitas
- Finaliza el plazo para la solicitud de cartas de invitación
2. ORGANIZACIÓN DE UNA SESIÓN SATÉLITE
Las solicitudes de sesiones satélite deben realizarse a través de la herramienta de gestión en línea de sesiones satélite y exposiciones (OSEM) en www.aids2008.org/satellites. La fecha límite para la presentación de solicitudes es el 31 de mayo de 2008.
Las organizaciones que deseen solicitar la exención del pago de la tarifa para sesiones satélite deberán enviar un correo electrónico a satellites@aids2008.org con información detallada sobre la reunión satélite propuesta, en la que se hará constar el tema, los ponentes propuestos, la asistencia prevista, el nombre del organizador y la descripción de la sesión. Hay un número limitado de franjas horarias disponibles para sesiones satélite.
3. GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD EN AIDS 2008 YA DISPONIBLE EN LÍNEA Ya se encuentra disponible en línea una versión simplificada en chino de la Guía para la participación de la comunidad en AIDS 2008 en http://www.icaso.org/aids2008community/chi/index.html
La traducción, respaldada por la Red Asiática para la Reducción de Daños (AHRN), todavía se está llevando a cabo, pero se ha puesto en línea debido a los plazos de la conferencia.
Las versiones en inglés, español y chino ya se encuentran disponibles en www.aids2008community.org
4. PONENTES PLENARIOS ANUNCIADOS DE AIDS 2008
Los organizadores de la conferencia han anunciado la participación de 17 ponentes plenarios, entre los que se incluyen destacados científicos, líderes colectivos, profesionales de la salud y expertos en política de todo el mundo relacionados con el VIH. Las sesiones plenarias, programadas al principio de cada mañana de la conferencia, han sido diseñadas para explorar temas científicos y programáticos clave, así como el progreso, retos y pasos a seguir en la respuesta global al VIH. La lista definitiva de ponentes se encuentra disponible en el sitio web de la conferencia.
5. NUEVO BOLETÍN INFORMATIVO SOBRE AIDS 2008 YA DISPONIBLE
Un nuevo boletín informativo de 4 páginas con información general sobre la conferencia y detalles clave del programa ya se encuentra disponible en el sitio web de la conferencia en www.aids2008.org/es. El boletín informativo incluye la lista de ponentes plenarios confirmados, así como información sobre las actividades del programa que tendrán lugar durante la conferencia, actividades de la Aldea Global de AIDS 2008 incluidas. Los delegados de la conferencia y el público general podrán visitar la Aldea Global (sin cargo alguno). La Aldea Global de AIDS 2008 estará ubicada en el Hipódromo de Las Américas y servirá de entrada principal a la sede de la conferencia (Centro Banamex).
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Haga clic aquí si desea más información sobre la conferencia: http://www.aids2008.org/es
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